Im folgenden hat das WinD-Gruppen-Netzwerk ein paar allgemeine Tipps zusammengestellt, mit der jede Veranstaltung zum Erfolg führen sollte.

Ausgerichtet ist dieser Leitfaden inbesondere für Rückkehrer von internationalen Freiwilligendiensten, die Aktionen zur entwicklungspolitischen Bildungsarbit planen und als WinD-Gruppe Gelder bei Engagement Global beantragen können.

Allgemeine Vorgehensweise

1. Datum der anstehenden Veranstaltung herausfinden
2. Veranstalter kontaktieren/ Erlaubnis einholen
3. Teilnehmende WinDler festlegen
4. Verantwortlichkeiten zuteilen
5. Ablaufplan und Inhalt organisieren
6. Antrag stellen
7. Materialien kontrollieren/bestellen (Verpflegung der Standleute) Liste dazu erstellen
8. Transport zur Veranstaltung abklären (Abholung, Lagerungsort der Materialien)
9. Anordnung, Dekoration des Standes vorher festlegen
10. Leute einladen

Allgemein Stand

1. Genehmigung für den Stand einholen
2. Abfragen wer mitmachen wird
3. Inhalte und Materialien planen, planen welche Menge an Materialien gebraucht wird
4. Antrag stellen
5. Tisch und Transport organisieren
6. Dekoration des Standes an Thema anpassen, vorher Anordnung der Materialien abklären
7. Zeitplan erstellen, wer wann am Stand anwesend ist
8. Verpflegung der Standleute vorher organisieren
9. Aufbau und Abbau, sowie Ort der Lagerung der übrigen Materialien vorher festlegen

Weihnachtsmarkt

1. Datum herausfinden
2. WinDler abfragen
3. Stand reservieren /Genehmigung einholen
4. Herausfinden, was die anderen Stände anbieten, um eine Dopplung zu vermeiden
5. Inhalt planen und vorbereiten
6. Antrag Stellen
7. Aufgaben zuteilen
8. Zeitplan erstellen
9. Infomaterial erstellen
10. Transport zum Veranstaltungsort organisieren

Aufbau, Abbau und Lagerung der Materialien des Standes abklären

Lauf

1. Datum
2. Abklären wer mitläuft, bzw. wer anfeuert
3. Überlegen, ob man vielleicht ein Team von Läufern bildet, damit „WinD“ auf der Siegerliste zu lesen ist
4. Antrag stellen
5. Eventuell Zusatz (Hemd, Schild, Luftballon) für Läufer erstellen
6. WinD Informationsmaterial für Zuschauer erstellen
7. Streckenpunkte absprechen, an denen die WinD Fans sich aufstellen werden
8. Anfeuermaterial besorgen (Plakate,Trillerpfeife, etc.)
9. Kamera mitnehmen
10. Trinken zusätzlich für Läufer organisieren
11. Stand bei Startnummervergabe und beim Ziel aufbauen
12. Zeitung informieren, Bericht über Aktion schreiben und an Stadtanzeiger, etc. senden

Film

1. Datum festlegen
2. Teilnehmer festlegen
3. Kontakt mit dem Veranstalter aufnehmen/ Genehmigung einholen
4. Antrag stellen
5. Werbung für WinD vor dem Film machen
6. Informationsmaterial beim Einlass verteilen
7. Stand im Eingangsbereich
8. Je nach Film und Thema kann man die Aktionen anpassen

Öffentlichkeitsarbeitsleitfaden für WinD-Aktionen

Folgende Schritte sollten von oben nach unten durchgeführt werden (Je nach Größe der Aktion wird dann  irgendwo aufgehört)

• Mund-zu-Mund-Propaganda – jede*r bringt x Leute mit
• facebook-Veranstaltung
• digitale Flyer per Mail (persönliche Einladung)
  → als Anhang
  → .jpg als Mail-Hintergrund (mit Text auf dem Bild)
  → WinD-Logo im Hintergrund (als Wasserzeichen)
  → .pdf in eine Mail eingefügt (mit posteo evtl. nicht möglich?)
• Postkarten
  → nachhaltiger als Flyer, Adresse aufgedrucht, gut für monatliche Events
• Flyer (Tipps zuer Erstellung)
  → für größere Veranstaltungen gut
  → Info über WinD generell vs. Info über Aktionen
• Poster

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Zur Frage der Öffentlichkeitsarbeit haben wir auch einen eigenen Text: So lade ich die Presse ein!

• Stadtmagazin (Veranstaltungsplaner)
  → frühzeitig planen!
• lokale Presse
  → Einladungen / Anzeigen (vorher)
  → Bericht über Aktionen (nachher)
  → Studierendenmagazin, Stadtzeitungen, …
• Radio
  → Campusradio
  → regionale Sender (MDR Jump, SWR, …)
• TV
  → Campus-TV
  → regionale Sender (Dritte)