Wer mit seinen Teamkollegen täglich einen gemeinsamen Raum, ein Klassenzimmer oder zumindest eine Pinnwand nutzen kann, hat klare Vorteile in der Kommunikation und Transparenz. Viele Teams sehen sich aber nur einmal in der Woche oder gar noch seltener. Hier wird ein gutes, übersichtliches Online Tool zum Projektmanagement zum Schlüssel für flüssige Projekte und große Wirkung.

Warum Projektmanagement-Tools

Weder in der Schule, noch in der Uni nutzen wir Onlinewerkzeuge zum Projektmanagement, da wir uns täglich sehen und alles an der Tafel, auf Flipcharts oder im Gespräch regeln können. Daher ist die Verwendung von Onlineplattformen für jeden erst mal neu, und man fragt sich wofür. Doch wer erst einmal in einem Projekt mit einem sinnvollen Tool gearbeitet hat, kann sich nicht mehr erklären, wie man ohne einem solchen den Überblick über Projekte, Deadlines, Links und Zuständigkeiten halten kann.

Projektmanagement-Tools braucht man um:

  • Den Überblick zu behalten an was, wer gerade arbeitet.
  • ToDo-Listen zu verschiedenen Projekten zu sammeln und gemeinsam ab zu haken.
  • Für jede Aufgabe einen Ort zu haben, den jeder findet, wo alle Links, Infos, Ergebnisse gesammelt werden, sodass die Aufgabe problemlos übergeben werden kann.

Teams ohne einem guten Tool leiden meist an folgenden Problemen:

  • E-Mail Flut, wo keiner sein eigenes Postfach mehr versteht und Aufgaben untergehen
  • Missverständnisse bei Projektübergaben (wer ist jetzt eigentlich zuständig?)
  • Intransparenz und Unübersichtlichkeit wird eine Herkulesaufgabe für Moderatoren, weil er alle Teammitglieder persönlich informieren muss.

Vom ToDo zum Weltkonzern…

Es ist hilfreich sich klar zu werden, wie große Projekte und Organisationen entstehen, um übersichtliche Todos zu strukturieren.

Alles beginnt mit einer Aufgabe in einer ToDo-Liste! (Z.B. Fensterputzen). Wenn ich damit loslege, merke ich, dass ich dazu noch einiges Brauche, und Sub-ToDos wie „Putzmittel kaufen“, „Lappen organisieren“ entstehen. Das eigentliche ToDo wird damit von einer Aufgabe zu einem Projekt.

Dieses Projekt wurde erfolgreich gemeistert und alle Fenster sind sauber. Damit wäre eigentlich alles abgehakt. Aber weil es so viel Arbeit war und gleichzeitig so viel Spaß gemacht hat, hat mich ein Freund unterstützt und zusammen haben wir viel Erfahrung gesammelt. Um unsere Putzmittel und Fachwissen nicht umsonst zu haben, machen wir eine Arbeitsgruppe und putzen alle weiteren Scheiben im Haus.

Dabei schließen sich uns weitere putzwütige auf Jobsuche  an und etwas später sind wir ein Unternehmen mit mehreren Teams. Jetzt bieten wir nicht nur Familien Arbeitsplätze, sondern haben auch Kunden, die auf unserer Leistung und auf unsere Erfahrung zählen. Von der ursprünglichen Aufgabe, die wir so schnell wie möglich erledigen, ist ein Daseinszweck geworden.

Wenn man sich diese Fettgedruckten Begriffe anschaut

  • Aufgabe
  • Projekt
  • Arbeitsgruppe (Arbeitskreis)
  • Abteilung/ Team
  • Unternehmen mit Daseinszweck

stellt man eine Abfolge fest, nach der man seine ToDos ordnen und clustern kann, um sie für alle eines Teams übersichtlich zu halten und immer klar zu haben, wer gerade zuständig ist.

Lieber Nutzerfreundlich, Antikapitalistisch oder mit Datenschutz?

Leider gibt es nicht das perfekte Tool. Google und große Software-Riesen sind meist sehr übersichtlich, intuitiv und bequem. Davor spähen sie die Nutzerdaten aus und nutzen sie für Werbung und Profit. Kleinere Start-Ups wie Trello spähen oft weniger, sind dafür in den kostenlosen Funktionen aber oft limitiert und man weiß nie, wann sie an einen Software-Riesen verkauft werden. Sicher Antikapitalistisch sind die Open-Source Lösungen von freien Programmierern, die auch meist sehr auf Datenschutz achten. Leider sind diese Lösungen aber selten ganz ausgereift, oftmals unverständlich für otto-normal Nutzer und etwas aufwendig.

Projektmanagement-Tools im Überblick

Im folgenden werden Tools vorgestellt, die sich bei der Arbeit in Teams der Ideenwerkstatt Bildungsagenten bewährt oder zumindest als nützlich erwiesen haben. Sie sind alle in einer brauchbaren Version kostenlos.

Einfach Texteditors, Kalender, Speicher und Mailverteiler

Pads:

PiratePads, EtherPads und wie sie alle heißen sind einfach Textdokumente und können online gleichzeitig bearbeitet werden. Leider kann der Text nur fett und kursiv formatiert werden und nichts weiter.

Hier können Termine, Aufgaben  und Zuständigkeiten in einfachen Texten, Zeilen und Aufzählungen dokumentiert werden. Zuständigkeiten werden einfach als Name dazu getippt, genauso wie Fälligkeitsdaten. Immerhin können Datein hinzugefügt werden.

Die OpenSource Software für Etherpads kann auf jedem Server installiert werden. Der Verein digitalcourage  bietet hier eine kostenlose Nutzung an: pad.foebud.org oder textbegruenung.de Auch Tabellen sind möglich: ethercalc.net

Pads werden leider ziemlich schnell unübersichtlich, da es keine Überschriften gibt und erst recht kein Inhaltsverzeichnis. Etwas nutzerfreundlicher, aber fraglich im Datenschutz sind daher die Angebote von Google, deren Docs und spreadsheets sich sehr viel schöner und übersichtlicher gestalten lassen. drive.google.com Mikrosoft bietet mit onedrive.live.com einen fast genauso guten Dienst an.

Cloudspeicher:

Absolut hilfreich ist ein gemeinsames „Laufwerk“ wo alle Datein direkt vom Rechner aus abgespeichert und anderen verfügbar gemacht werden können.

  • Der Klassiker dabei ist die Dropbox dropbox.com mit 2 GB kostenlosem Speicher.
  • Für die Materialien von Bildungsagenten nutzen wir Box.com womit sehr leicht Dokumente und ganze Ordner in Webseiten eingebettet werden können und 10 GB kostenlos inklusive sind.
  • Drive von Google und Onedrive von Microsoft sind ähnliche Systeme
  • Das beste ist die Owncloud! Bei endlos Speicher und super Datenschutz bietet die ausgereifte Open-Source Lösung alle Möglichkeiten, muss nur selbst gehostet werden: owncloud.org

Kalender

Noch nicht so etabliert, aber sehr nützlich sind gemeinsame Teamkalender. Neben Google bietet auch Owncloud, Posteo.de und fast alle Mailanbieter die Möglichkeit dazu. Die Kalender können in Smartphones und Thunderbird eingebettet weden.

Mailverteiler

Auch Mailverteiler bietet so gut wie jeder Mailprovider an. groups.google.com ist vermutlich das intuitivste tool, gemeinsam Mailinglisten zu verwalten.

Projektmanagement-Systeme

Foren, Wikipedia und Facebook-Gruppen

Vor 5 Jahren wurde noch viel auf Foren gesetzt. Die Idee, dass dort in verschiedenen Themengruppen diskutiert werden kann hat sich nicht durchgesetzt und meist sind die Foren versiegt. Facebook-Gruppen helfen nur für News, niemals zum Arbeiten. Und den anderen Foren fehlt die Möglichkeit, Nutzer direkt zu benennen und Todos, Verantwortlichkeiten etc. darzustellen.

Daran sind auch Projektinterne Wikipedia gescheitert, da auch sie zu viel Moderation benötigen.

Trello

Durchgesetzt hat sich in den meisten unserer Projektgruppen Trello, da es in der kostenlosen Version noch alle nötigen Features hat und sehr einfach ist. Jedes Team kann dort Boards (Arbeitskreise) erstellen. Auf jedem Board können beliebige Spalten eröffnet werden, denen dann Karten (Projekte) mit Checklisten (Aufgaben) hinzugefügt werden. Zudem kann jede Karte ein oder mehreren verantwortlichen zugewiesen werden, eine Deadline eingestellt werden sowie Datein hochgeladen werden. Insbesondere kann aber einfach jeder Link, Hinweis und Kontakt übersichtlich mit Überschriften vermerkt werden und in Kommentaren kann der aktuelle Stand mit der Gruppe diskutiert werden. Das System verschickt Erinnerungen und Nachrichten anderer Nutzer auf Wunsch per Mail, ist als App verfügbar und der Kalender mit Deadlines lässt sich in jede Kalender-App und Mailsoftware integrieren. Zudem gibt es nicht nur für jedes Board sonder auch für jede Karte ein Mailadresse, womit Mails direkt hinzugefügt werden können. Labels ermöglichen das zielgerichtete Filtern nach Themen, Kathegorien und auch nach Nutzern.

Die Philosophie dahinter ist, dass jede Karte (also jedes Einzelprojekt) von Bearbeiter zu Bearbeiter und von Team zu Team problemlos weitergereicht werden kann. Und jeder sieht was vorher passiert sind. Durch die Spalten lassen sich die Karten eines Boards entweder thematisch sortierten oder zeitlich (Ideen, In Arbeit, Abgeschlossen)

  • Einfach ausprobieren: trello.com
  • Ein ähnliches Tool ist Freedcamp freedcamp.com was aber wegen vielfältigeren Möglichkeiten in der Oberfläche wieder unübersichtlicher ist.
  • Open-Source, dafür aber längst nicht so umfangreich und intuitiv ist we.riseup.net, was wir derzeit testen.
  • Ebenfalls testungswürdig erscheint uns taiga.io

Webseiten

WordPress

Die Grundlage der meisten Websiten und Blogs, selbst von großen Nachrichtenmagazinen. Dabei ist das System unabhängig der Oberfläche, wobei das System stets durch Updates aktuell und Sicher ist und es für die Oberfläche hunderte an Themes und Vorlagen gibt. Zudem gibt es eine riesige Auswahl an Plugins, wodurch mit WordPress fast alles möglich ist, so auch dieses Website, und zwar kostenlos. wordpress.com

Passende Aktionen

  • Ein Workshop zum Bloggen Pressefreiheit selber machen

Quellen und weiterführende Links