Wer mit seinen Teamkollegen täglich einen gemeinsamen Raum, ein Klassenzimmer oder zumindest eine Pinnwand nutzen kann, hat klare Vorteile in der Kommunikation und Transparenz. Viele Teams sehen sich aber nur einmal in der Woche oder gar noch seltener. Hier wird ein gutes, übersichtliches Online Tool zum Projektmanagement zum Schlüssel für flüssige Projekte und große Wirkung.

Kompromiss: Nutzerfreundlich, Antikapitalistisch oder mit Datenschutz?

Leider gibt es nicht das perfekte Tool. Google und große Software-Riesen bieten meist sehr übersichtliche, intuitive und bequeme Tools in dem sie Nutzerverhalten überwachen und damit Suchalgorythmen und Programmoberflächen optimieren. Und sie haben viel Kapital, das sie durch den Verkauf von Nutzerdaten für Werbung verdienen. Unternehmensorientiert Tools wie Trello spähen oft weniger, sind dafür in den kostenlosen Funktionen oft limitiert und man weiß nie, wann sie an einen Software-Riesen verkauft werden.

Sicher und ohne Hintertüren sind meist die Open-Source Lösungen von freien Programmiererkollektiven, die auch meist sehr auf Datenschutz achten. Leider sind diese Lösungen aber selten ganz ausgereift, oftmals unverständlich für otto-normal Nutzer und etwas aufwendig.

Fairmove-IT: Das Wandelbündnis für Online-Zusammenarbeit

Wir helfen gerne, beraten Initiativen des Wandels und formen mit euch und unseren Partnern wie wechange.de, Fairmove.it und slowtec.de Allianzen, um gute, offene Tools zu entwickeln und besonders für euch ein zu richten.
Schaut euch gleich mal die App-Sammlung auf Fairapps.net an.
Auch Ethical bietet eine Übersicht guter Tools für Teamzusammenarbeit.

Projektmanagement-Tools im Überblick

Im folgenden werden Tools vorgestellt, die sich bei der Arbeit in Teams der Ideenwerkstatt von morgen bewährt haben. Sie sind alle in einer brauchbaren Version kostenlos.

Wechange-Portal

wechange.de: Alles an einem Ort UND Datenschutzkonform!

Auf wechange.de können sich Initiativen kostenlose Projektgruppen anlegen, alle Teammitglieder einladen und haben alles an einem Ort:

  • Neuigkeiten mit Kommentarfunktion, liken und teilen
  • Terminkalender (inkl. Teilnahmemanagement)
  • Pads für Notizen und Protokolle, inkl. online-Tabellen (Ethercalc)
  • Dateiablage
  • Umfragen
  • Aufgaben
  • Karte aller Teammitglieder
  • Nachrichten und Chat-System (Rocket-Chat)

Im Prinzip ist hier also alles wichtige dabei. Demnächst wird Nextcloud installiert, wodurch nicht nur Datein und Kalender besser mit PCs syncronisiert werden können, sondern auch mit OnlyOffice schönere Textdokumente als Pads erstellt werden können.

Die wechange eG ist eine Genossenschaft, solidarisch finanziert und transparent.

Texteditors, Kalender, Speicher und Mailverteiler

Die folgenden Dienste sind in wechange.de bereits enthalten (oder werden bald dort integriert) können aber auch einzeln geutzt werden.

Pads:

PiratePads, EtherPads und wie sie alle heißen sind einfach Textdokumente und können online gleichzeitig bearbeitet werden. Leider kann der Text nur fett und kursiv formatiert werden und nichts weiter.

Hier können Termine, Aufgaben  und Zuständigkeiten in einfachen Texten, Zeilen und Aufzählungen dokumentiert werden. Zuständigkeiten werden einfach als Name dazu getippt, genauso wie Fälligkeitsdaten. Immerhin können Datein hinzugefügt werden.

Die OpenSource Software für Etherpads kann auf jedem Server installiert werden. Bei Fairkom kannst du es aber auch einfach direkt verwenden: board.net

Pads werden leider ziemlich schnell unübersichtlich, da es keine Überschriften gibt und erst recht kein Inhaltsverzeichnis. Etwas nutzerfreundlicher, aber fraglich im Datenschutz sind daher die Angebote von Google, deren Docs und spreadsheets sich sehr viel schöner und übersichtlicher gestalten lassen. Interessant ist aber besonders OnlyOffice, was inzwischen sehr flüssig läuft und kompletten Datenschutz zulässt. (Teste es über die Nextcloud von Fairkom.

Cloudspeicher:

Absolut hilfreich ist ein gemeinsames „Laufwerk“ wo alle Datein direkt vom Rechner aus abgespeichert und anderen verfügbar gemacht werden können.

  • Das beste ist die Nextcloud, die allerdings entweder selbst gehostet werden muss, oder man schließt sich einem Dienst wie Fairkom.net oder ocloud.de an! Bei endlos Speicher und super Datenschutz bietet die ausgereifte Open-Source Lösung alle Möglichkeiten. (Für die öffentlichen Materialien von Bildungsagenten nutzen wir Box.com womit sehr leicht Dokumente und ganze Ordner in Webseiten eingebettet werden können und 10 GB kostenlos inklusive sind. Leider ist das nicht open source)
  • Der Klassiker dabei ist die Dropbox von Google mit 2 GB kostenlosem Speicher. Genau wie Google-Drive und Onedrive wollen wir das aus Datenschutzgründen aber auf keinen Fall empfehlen.

Kalender

Noch nicht so etabliert, aber sehr nützlich sind gemeinsame Teamkalender. Neben Google bietet auch Nextcloud, Posteo.de und fast alle Mailanbieter die Möglichkeit dazu. Die Kalender können in Smartphones und Thunderbird eingebettet weden.

Mailverteiler

Auch Mailverteiler bietet so gut wie jeder Mailprovider an. Viele Server bieten auch Mailman oder ähnliches an. Mailverteiler sollten aber möglichst wenig genutzt werden, da sie Teams und Gruppen schnell überfordern.

Fairchat kann auch wie ein Mailverteiler genutzt werden – wer nicht online ist oder keine App hat bekommt eine E-Mail und kann darauf auch antworten.

Chats und Nachrichten

Viel besser als Mailverteiler sind Chatsystem, die auch einfach auf dem Handy funktionieren.

  • Professionelle Teams nutzen eher Slack oder die open source Alternative Rocket-Chat (integriert in wechange bzw. Fairchat)
  • Telegramm ist der Platzhirsch unter den Alternativen zu WhatsApp aber Signal ist noch Datenschutzorientierter (nur leider auch komplizierter. Ansonsten eignet sich auch Wire, Threema etc. Das einfachste ist immer das, was die meisten ohnehin schon haben.

Telegram, WhatsApp, Signal, Wire, Threema kopieren alle dein Adressbuch auf ihre Server, das ist nicht DSGVO konform. 

Projektmanagement-Systeme

Foren, Wikipedia und Facebook-Gruppen

Vor 5 Jahren wurde noch viel auf Foren gesetzt. Die Idee, dass dort in verschiedenen Themengruppen diskutiert werden kann hat sich nicht durchgesetzt und meist sind die Foren versiegt. Facebook-Gruppen helfen nur für News, niemals zum Arbeiten. Und den anderen Foren fehlt die Möglichkeit, Nutzer direkt zu benennen und Todos, Verantwortlichkeiten etc. darzustellen.

Daran sind auch Projektinterne Wikipedia gescheitert, da auch sie zu viel Moderation benötigen.

Discourse zum Diskutieren

Die einzige oft genutzte Fornesoftware ist Discourse, das man selbst hosten muss. Ein gutes Beispiel ist das hier: meta-community.org/ Dagegen gibt es sogar keine kommerzielle software, die mithalten kann.

Man kann hier sehr ausführlich diskutieren und dabei gut auf andere Nutzer referenzieren und zitieren. Die Benachrichtigungen per Mail sind super, und per MAil kann auch direkt gewantwortet werden.

  • Abstimmungen auch in großen Teams laufen super über Consider.it

Kanban mit Trello & Co

Durchgesetzt hat sich in den meisten unserer Projektgruppen Trello, da es in der kostenlosen Version noch alle nötigen Features hat und sehr einfach ist. Jedes Team kann dort Boards (Arbeitskreise) erstellen. Auf jedem Board können beliebige Spalten eröffnet werden, denen dann Karten (Projekte) mit Checklisten (Aufgaben) hinzugefügt werden. Zudem kann jede Karte ein oder mehreren verantwortlichen zugewiesen werden, eine Deadline eingestellt werden sowie Datein hochgeladen werden. Insbesondere kann aber einfach jeder Link, Hinweis und Kontakt übersichtlich mit Überschriften vermerkt werden und in Kommentaren kann der aktuelle Stand mit der Gruppe diskutiert werden. Das System verschickt Erinnerungen und Nachrichten anderer Nutzer auf Wunsch per Mail (auf die direkt geantwortet werden kann), ist als App verfügbar und der Kalender mit Deadlines lässt sich in jede Kalender-App und Mailsoftware integrieren. Zudem gibt es nicht nur für jedes Board sonder auch für jede Karte ein Mailadresse, womit Mails direkt hinzugefügt werden können. Labels ermöglichen das zielgerichtete Filtern nach Themen, Kathegorien und auch nach Nutzern.

Die Philosophie dahinter ist, dass jede Karte (also jedes Einzelprojekt) von Bearbeiter zu Bearbeiter und von Team zu Team problemlos weitergereicht werden kann. Und jeder sieht was vorher passiert sind. Durch die Spalten lassen sich die Karten eines Boards entweder thematisch sortierten oder zeitlich (Ideen, In Arbeit, Abgeschlossen)

  • Einfach ausprobieren: trello.com
  • Wekan ist die beste open-source Trello-Alternative und kann am einfachsten über Fairkom genutzt werden.
  • Gitlab ist wohl die ausgefeilste Alternative, orientiert zwar eher am Coden für Github, aber in vielen Funktionen auch umfangreicher (unübersichtlicher) als Trello: git.fairkom.net/
  • Ein ähnliches Tool ist Freedcamp freedcamp.com was aber wegen vielfältigeren Möglichkeiten in der Oberfläche wieder unübersichtlicher ist.
  • Ebenfalls testungswürdig erscheint uns taiga.io

Jitsi

Die wohl einfachste und schnellste Art Videokonferenzen ein zu berufen. Der Dienst läuft direkt im Webbrowser und erfordert keine Installation. Teste es: https://meet.jit.si/mapa Fürs Smartphone gibt es Apps. Per Einwahlnummer kann man aber auch einfach mit dem Telefon dabei sein.

  • Ein Jitsi-Server der weniger überlastet ist: fairmeeting.net
  • Alternativ läuft Zoom auch sehr gut, gerade in großen Teams.

Webseiten

WordPress

Die Grundlage der meisten Websiten und Blogs, selbst von großen Nachrichtenmagazinen. Dabei ist das System unabhängig der Oberfläche, wobei das System stets durch Updates aktuell und Sicher ist und es für die Oberfläche hunderte an Themes und Vorlagen gibt. Zudem gibt es eine riesige Auswahl an Plugins, wodurch mit WordPress fast alles möglich ist, so auch dieses Website, und zwar kostenlos. wordpress.com

Karte von morgen für Events und Standorte

Du willst deinen Standort oder sogar dein gesamtes Netzwerk sichtbar machen? Dann kartiere dich und alle deine Partner auf Kartevonmorgen.org und nutze dabei ein bestimmten Hashtag, unter dem du danach filtern kannst. Auch Veranstaltungen kannst du da verorten. Mehr dazu unter blog.vonmorgen.org/iframes/

Warum Projektmanagement-Tools

Weder in der Schule, noch in der Uni nutzen wir regelmäßig Onlinewerkzeuge zum Projektmanagement, da wir uns täglich sehen und alles an der Tafel, auf Flipcharts oder im Gespräch regeln können. Daher ist die Verwendung von Onlineplattformen im Engagement für Umweltschutz und soziale Gerechtigkeit für jeden erst mal neu, und man fragt sich wofür. Doch wer erst einmal in einem Projekt mit einem sinnvollen Tool gearbeitet hat, kann sich nicht mehr erklären, wie man ohne Tools den Überblick über Projekte, Deadlines, Links und Zuständigkeiten halten kann.

Projektmanagement-Tools braucht man um:

  • Schnelle Kommunikation wie wenn man nebeneinander sitzt
  • Den Überblick zu behalten an was, wer gerade arbeitet.
  • ToDo-Listen zu verschiedenen Projekten zu sammeln und gemeinsam ab zu haken.
  • Für jede Aufgabe einen Ort zu haben, den jeder findet, wo alle Links, Infos, Ergebnisse gesammelt werden, sodass die Aufgabe problemlos übergeben werden kann.

Teams ohne einem guten Tool leiden meist an folgenden Problemen:

  • E-Mail Flut, wo keiner sein eigenes Postfach mehr versteht und Aufgaben untergehen
  • Missverständnisse bei Projektübergaben (wer ist jetzt eigentlich zuständig?)
  • Intransparenz und Unübersichtlichkeit wird eine Herkulesaufgabe für Moderatoren, weil er alle Teammitglieder persönlich informieren muss.
  • Ineffizienz und endlose Wartezeiten, weil nicht der/die Richtige die richtigen Infos hat

Vom ToDo zum Weltkonzern…

Es ist hilfreich sich klar zu werden, wie große Projekte und Organisationen entstehen, um übersichtliche Todos zu strukturieren.

Alles beginnt mit einer Aufgabe in einer ToDo-Liste! (Z.B. Fensterputzen). Wenn ich damit loslege, merke ich, dass ich dazu noch einiges Brauche, und Sub-ToDos wie „Putzmittel kaufen“, „Lappen organisieren“ entstehen. Das eigentliche ToDo wird damit von einer Aufgabe zu einem Projekt.

Dieses Projekt wurde erfolgreich gemeistert und alle Fenster sind sauber. Damit wäre eigentlich alles abgehakt. Aber weil es so viel Arbeit war und gleichzeitig so viel Spaß gemacht hat, haben wir zusammen viel Erfahrung gesammelt. Um unsere Putzmittel und Fachwissen nicht umsonst zu haben, machen wir eine Arbeitsgruppe und putzen alle weiteren Scheiben im Haus.

Dabei schließen sich uns weitere putzwütige auf Jobsuche  an und etwas später sind wir ein Unternehmen mit mehreren Teams. Jetzt bieten wir nicht nur Familien Arbeitsplätze, sondern haben auch Kunden, die auf unserer Leistung und auf unsere Erfahrung zählen. Von der ursprünglichen Aufgabe, die wir so schnell wie möglich erledigen, ist ein Daseinszweck geworden.

Wenn man sich diese Fettgedruckten Begriffe anschaut

  • Aufgabe
  • Projekt
  • Arbeitsgruppe (Arbeitskreis)
  • Abteilung/ Team
  • Unternehmen mit Daseinszweck

stellt man eine Abfolge fest, nach der man seine ToDos ordnen und clustern kann, um sie für alle eines Teams übersichtlich zu halten und immer klar zu haben, wer gerade zuständig ist.

Passende Aktionen

  • Ein Workshop zum Bloggen Pressefreiheit selber machen

Quellen und weiterführende Links

  • Eine Übersicht aller Tools zum Projektmanagement https://github.com/flosse/listOfToDoManagers
  • Folgendes Dokument von  ThinkBig enthält weitere Tipps und digitale Tools für Projekte zu #Projekte planen und organisieren, #Kommunizieren, #Umfragen erstellen, #Dateien teilen, #Audiobearbeitung, #Videobearbeitung, #Grafikbearbeitung, #Websites erstellen, #Präsentieren .